Seja para orçamentos domésticos ou para uma empresa de pequeno porte (ou ambos), os softwares de negócios e de produtividade tornam mais fáceis muitos trabalhos. Quer este software seja financeiro ou contábil, bases de dados, conjuntos de software, software para apresentação, ou processadores de textos, estas ferramentas fazem com que suas tarefas funcionem mais eficientemente.

Se você está apenas começando a organizar seus negócios em um computador, você deve avaliar suas necessidades. Muitos programas autônomos podem também efetuar tarefas menores, como planilhas de controle ou editoração eletrônica, e isto evitaria a compra de um pacote completo de softwares. Certifique-se também da capacidade de seu computador e do "tamanho" que o software irá ocupar em seu computador, se você tiver um computador sobrecarregado.

Um software pessoal financeiro, permite que você mantenha-se a par de suas despesas e rendas, de modo que você possa planejar seu futuro financeiro. Estes programas trabalham como gerenciadores de carteira de controle de investimento imprimem registros, programam e efetuam pagamentos "on-line", comparam empréstimos, adquirem financiamentos, opções de investimentos em seguros, e organizam os históricos dos impostos. As mais recentes edições destes programas podem armazenar informações financeiras na Internet. Dois programas chamam a atenção: Microsoft's Money® e Intuit's Quicken®. Você pode encontrar outros programas financeiros oferecidos para venda na Internet ou através dos catálogos de e-mail, mas nenhum deles combina com as características fornecidas nestes dois.

A base de dados de softwares segue três componentes básicos: arquivos, registros e campos. O verdadeiro poder de um banco de dados computadorizado é revelado quando chegar a hora de organizar e recuperar a informação que ele contêm. Usando um programa de banco de dados, você pode realizar isto em questão de segundos, digitando apenas poucas informações ou alguns cliques no "mouse". As bases de dados atuais podem até mesmo viajar com você. Alguns programas mais novos incluem versões tanto para seu computador pessoal de mesa quanto para seu Assistente Pessoal Digital (PDA - Personal Digital Assistants).

As planilhas eletrônicas existem já há um longo tempo. Estes são talvez os melhores softwares atualmente no mercado. Visualmente, uma planilha assemelha-se à folha do livro-razão de um contabilista, com células individuais arranjadas em fileiras e colunas. Você incorpora nestas células os números e fórmulas que são requisitos para que qualquer tarefa designada seja realizada em uma planilha eletrônica em particular - projeções de orçamento, registros de despesas, acompanhamento de inventário, e assim por diante.

Nos primeiros computadores pessoais, os processadores de textos faziam exatamente o que seu nome diz: eles processavam palavras. Você usava um processador de palavras (ou de textos) para escrever, e era praticamente apenas isto. Com o tempo, entretanto, as características disponíveis até mesmo nos níveis de entrada dos processadores de palavras explodiram. Hoje, é raro um programa processador de palavras não incluir um corretor ortográfico, capacidade de sincronização de correios eletrônicos (e-mails), e de incorporação de imagens gráficas em seus documentos. Alguns programas lançaram verificação gramatical e comandos em formato avançado, que permitem que você desenhe seus projetos de páginas de maneira verdadeiramente impressionante. De várias formas, os processadores de palavra tornaram-se quase indistinguíveis dos softwares internos dos computadores pessoais.

Um sistema operacional, ou OS (Operation System), é o software principal que determina como um computador trabalha e dita o tipo de software que pode funcionar. Um sistema operacional inclui os programas e os utilitários requeridos para fazer um computador funcionar. Os pacotes integrados são indispensáveis para a aplicação do software. Combinam um número de funções diferentes, como processadores de textos, capacidades das planilhas eletrônicas e gerência da base de dados, em um único pacote.

Muitas aplicações independentes fornecem mais recursos do que as necessidades médias do usuário. Poucas pessoas usarão todas as características e componentes de uma planilha eletrônica de última geração, como o Excel da Microsoft®. O módulo das planilhas de trabalho da Microsoft®, que lembra sempre a versão de linhas verticais do Excel®, deveriam fornecer tudo que muitas situações podem exigir.

Uma segunda consideração de suma importância, que pode influenciar sua decisão de adquirir ou não o custo integrado. Um pacote ou um conjunto integrado custam freqüentemente menos do que um único programa dedicado que execute somente uma das tarefas que realiza. O que você sacrifica em energia, economiza em preço - especialmente se você raramente usa funções mais robustas que estão nos pontos de venda ou o fechamento de uma aplicação.

O segredo do sucesso, conseqüentemente, é avaliar as capacidades de um pacote integrado, baseado em suas exigências e hábitos pessoais de trabalho. Examine cada módulo do conteúdo de qualquer pacote integrado que você pensa em adquirir e determine se ele satisfaz às suas necessidades em uma determinada área. Seu processador de textos deixa você formatar documentos no nível que seu trabalho exige? Pode sua planilha executar todos os tipos de cálculos que você necessita? Tais perguntas podem ser específicas aos módulos individuais de um pacote integrado. Responder estas perguntas antes poderá poupá-lo de uma frustração posterior. Muitos pacotes independentes, como o Money® e o Quicken®, estão disponíveis em diversas versões diferentes.