Os aparelhos de fax estão se transformando em uma necessidade na vida das empresas. Eles são uma combinação de scanner de imagens de baixa resolução com impressora. Ao enviar um fax, o documento passa sobre um sensor que converte a imagem para o formato digital. Então, os dados são transmitidos por linhas telefônicas para o aparelho de fax receptor, que os converte de volta para imagem e a imprime.

Os aparelhos de fax variam muito quanto à tecnologia de impressão usada. Os aparelhos de fax com impressão térmica, que usam papel sensível ao calor, estão quase desaparecendo do mercado. Alguns modelos baratos usam tecnologia de transferência térmica por filme, em que as imagens são transferidas do filme sensível ao calor para papel comum. Aparelhos de fax mais caros têm uma impressora a jato de tinta ou a laser. Ambos os tipos oferecem impressão de excelente qualidade.

Primeiro, você deve decidir se estará bem servido com um aparelho que seja somente de faixa ou com aparelho multifuncional. Um aparelho multifuncional dará a você recursos extras, como impressora para o computador, que uma aparelho somente de fax não possui. Todavia, aparelhos de fax serão mais baratos e se você já possuir uma impressora de alta qualidade, pode não precisar de um multifuncional.

Provavelmente, o fator mais importante a se considerar entre os diversos modelos de aparelhos de fax é a necessidade de utilização. Você vai receber ou enviar faxes ou uma combinação de envio e recebimento na maioria das vezes?

Se na maioria das vezes você for enviar faxes, você pode facilmente usar um modelo barato que pode usar impressão térmica ou de transferência com filme térmico. Entretanto, provavelmente você desejará ter recursos de transmissão e discagem com toque em um só botão. Se, na maioria das vezes, você for receber faxes, você desejará um modelo com uma bandeja com capacidade para grande quantidade de papel e com método de impressão por jato de tinta ou a laser, para ter impressão de melhor qualidade. Também é importante memória de grande capacidade, que permita que o aparelho armazene os faxes que estão chegando, mesmo que ocorra amassamento de papel ou se o aparelho ficar sem tinta.

Obviamente, é importante uma maior velocidade de transmissão se você estiver enviando e recebendo um grande volume de faxes. Os aparelhos mais rápidos enviarão e receberão a velocidades de até 33,6Kbps, apesar de a maioria dos aparelhos de fax mais comuns terem uma velocidade máxima de 14,4Kbps. Altas velocidades de transmissão também reduzirão as tarifas telefônicas de longa distância.