As máquinas de fotocópia de mesa podem não ser itens de absoluta necessidade em muitos home offices, mas elas são um equipamento importante para qualquer um que regularmente faça cópias numerosas de documentos com várias páginas.

Dois tipos de copiadoras de mesa estão disponíveis: com vidro de exposição móvel e com vidro de exposição fixo. Normalmente, as máquinas mais baratas usam vidro de exposição móvel, que literalmente move o item que está sendo copiado sobre a lente da copiadora. As máquinas com vidro de exposição móvel podem ou não oferecer redução e ampliação, e é difícil copiar itens volumosos como livros. Ainda que as copiadoras com vidro de exposição fixo sejam um pouco mais caras, atualmente elas são oferecidas com recursos como alimentação automática de documento e bandejas de papel secundárias.

Cada tipo de copiadora está disponível com tecnologia analógica ou digital. Muitas das copiadoras mais modernas são digitais devido à versatilidade que essa tecnologia oferece, ainda que algumas poucas copiadoras de mesa ainda apresentem tecnologia analógica devido à sua capacidade de gerar a primeira cópia mais rapidamente. As copiadoras digitais proporcionam fotografias mais nítidas e geralmente podem ser conectadas a um computador.

Primeiro, determine se uma copiadora ou um dispositivo multifuncional se ajustaria melhor às suas necessidades. Alguns negócios pequenos e home offices preferem a versatibilidade e recursos de cor de um dispositivo multifuncional.

Se você deseja uma copiadora, certifique-se de que uma copiadora de mesa supre as suas necessidades. Se você utiliza a copiadora com muita freqüência, você pode ser bem servido por uma copiadora maior e mais robusta que pode ser comprada ou adquirida por meio de leasing, como uma copiadora de uso comercial ou corporativo. Tais unidades custam muito mais inicialmente do que as copiadoras de mesa e ocupam muito mais espaço, mas elas são mais robustas e mais baratas para operar.

Para ajudá-lo com a sua decisão, estime o número de cópias que você produzirá por mês e os recursos especiais que você pode desejar, como recursos de múltiplas cópias, cotejo, modo de livro, modo de foto e tamanhos de papéis variados.

Quando comparar copiadoras, certifique-se de anotar o custo por cópia e a velocidade com a qual a copiadora gera a primeira cópia, pois esses são dois recursos que diferenciam as copiadoras de mesa.